NEWS | 21.03.2023 |

WIEREG | Jährliche Meldepflichten sind zu beachten

Emhofer Laura | Mitterlehner Andreas

Das „Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz“ (WiEReG) zielt auf die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ab und verpflichtet bestimmte österreichische Rechtsträger, ihre „wirtschaftlichen Eigentümer“ zur Eintragung in ein spezielles Register zu melden. Eine Meldung ist jährlich verpflichtend im Register der wirtschaftlichen Eigentümer durchzuführen. Bei Verstößen drohen empfindliche Zwangsstrafen.

An das vom BMF als verantwortliche Registerbehörde zu führende „Register der wirtschaftlichen Eigentümer“ sind jene natürlichen Personen zu melden, die als „wirtschaftliche Eigentümer“ österreichischer Unternehmen bestimmter Rechtsformen festgestellt wurden. Das diesbezügliche „Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz“ (WiEReG), mit dem in Österreich die EU-Vorgaben zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung umgesetzt wurden, sieht ua zahlreiche Sorgfalts- und Dokumentationspflichten zulasten der betroffenen Rechtsträger vor, deren Nichtbefolgung mit erheblichen Strafen im Ausmaß von bis zu EUR 200.000 bedroht ist.

Über die Grundsätze des WiEReG sowie über die Ermittlung der „wirtschaftlichen Eigentümer“ haben wir ua in folgenden Newsletter-Beiträgen informiert:

Meldepflichten gegenüber dem Register sind selbst dann zu erfüllen, wenn sich keine Änderungen bei den wirtschaftlichen Eigentümern ergeben haben:

Jährliche Überprüfungs- und Meldepflicht

Nach § 3 WiEReG müssen alle meldepflichtigen Rechtsträger (Personen- und Kapitalgesellschaften, Stiftungen, Vereine ua) zumindest einmal jährlich überprüfen, ob die Daten betreffend die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Dazu sind „angemessene Maßnahmen“ zur Überprüfung und Ermittlung der Identität der wirtschaftlichen Eigentümer zu ergreifen, sodass die Rechtsträger überzeugt sind zu wissen, wer ihre wirtschaftlichen Eigentümer sind (nähere Infos zur Ermittlung der wirtschaftlichen Eigentümer finden Sie bereits in unserem NL-Beitrag „WIEREG | Korrekte Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer!“ vom 17.4.2018).

Achtung jährliche Meldepflicht beachten!

Seit 2021 wurden die Sorgfaltspflichten des WiEReG nochmals deutlich verschärft: Nicht von der Meldepflicht befreite Rechtsträger haben demnach (mindestens) einmal jährlich ihre wirtschaftlichen Eigentümer zu ermitteln und im Register der wirtschaftlichen Eigentümer aktualisieren zu lassen bzw die Aktualität bereits bestehender Meldungen zu bestätigen. Eine bloße jährliche Überprüfung (ohne Durchführung einer aktiven Meldung) ist somit nicht ausreichend, da nach § 5 WiEReG die Meldung an das Register verpflichtend neu durchgeführt werden muss (jährliche Meldepflicht). Die Meldung bzw Bestätigung früherer Meldungen ist spätestens binnen vier Wochen nach Fälligkeit der jährlichen Überprüfung durchzuführen. Die Unternehmen haben demnach zwölf Monate zuzüglich vier Wochen Zeit, um die verpflichtende Meldung durchzuführen.

Wichtig ist weiters, dass die Meldung von subsidiären Eigentümern („oberste Führungsebene“) keine Meldebefreiung iSd § 6 WiEReG darstellt und daher auch für subsidiäre Eigentümer eine jährliche Überprüfung und Meldung durchzuführen ist.

Die grundsätzlichen laufenden Meldeverpflichtungen bleiben weiterhin aufrecht. Demnach ist bei Neugründungen oder allfälligen unterjährigen Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümer oder obersten Rechtsträger spätestens vier Wochen ab Kenntnis eine entsprechende Änderungsmeldung an das Register durchzuführen.

WiEReG - laufende Verpflichtungen

*Neugründungen von Rechtsträgern*			Die WiEReG-Meldung muss binnen vier Wochen ab Gründung (zB Eintragung ins Firmenbuch, Vereinsregister etc.) erfolgen, sofern keine Meldebefreiung iSd § 6 WiEReG greift.

*Änderungen bei Rechtsträgern*			Bei bereits im Register gemeldeten Rechtsträgern sind Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümerstruktur ebenfalls binnen vier Wochen nach Kenntnis der Änderung an das Register zu melden. Änderungen im Bereich der "subsidären" wirtschaftlichen Eigentümer (oberste Führungsebene, also Geschäftsführer, Vorstand etc.) werden jedoch in der Regel automatisch vom Firmenbuch übernommen.

*Jährliche Überprüfung*			Mindestens einmal jährlich ist die zu überprüfen, ob die Informationen im Register noch aktuell sind. Auch wenn sich an den wirtschaftlichen Eigentümern nichts geändert hat, muss die Meldung spätestens nach einem Jahr erneut durchgeführt werden.

Übersicht über die laufenden Meldepflichten lt WiEReG

Automatisationsunterstützte Zwangsstrafen

Die Nichteinhaltung der (jährlichen) Meldeverpflichtung wird von der Registerbehörde überprüft. Dabei sendet die Finanzverwaltung zunächst Erinnerungsschreiben mit Hinweis auf die Meldepflicht aus, in denen gemäß § 16 WiEReG eine Nachfrist von sechs Wochen für die Abgabe der Meldung eingeräumt und zugleich eine Zwangsstrafe iHv EUR 1.000 angedroht wird. Sollte der Meldepflicht auch dann nicht nachgekommen werden, kommt es zur Verhängung der Zwangsstrafe und Androhung einer weiteren, erhöhten Zwangsstrafe iHv EUR 4.000, sofern innerhalb einer weiteren Nachfrist von sechs Wochen die Meldung nicht nachgeholt wird.

Compliance-Package

Seit Herbst 2020 wird die Möglichkeit des Uploads eines "Compliance Packages" durch die Registerbehörde angeboten. Das Compliance Package umfasst grundsätzlich alle Unterlagen, die zur Feststellung und Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentums herangezogen wurden bzw heranzuziehen sind und muss von einem befugten Parteienvertreter geprüft und betreut werden. Sinn und Zweck des Compliance Packages ist, dass dieses von Verpflichteten (zB Banken) im Rahmen von deren Sorgfaltspflichten herangezogen werden kann, sodass die Geschäftsaufnahme effizienter erfolgen kann. Durch diese Option, die zur Feststellung, Überprüfung und Meldung erforderlichen Informationen, Daten und Dokumente in Form eines definierten „Compliance-Packages“ auf elektronischem Wege an das Register zu übermitteln, soll insbesondere bei größeren bzw komplexeren Strukturen der aus dem WiEReG resultierende administrative Aufwand verringert werden.

Erforderliche Unterlagen

Der Umfang der Dokumente richtet sich nach den jeweils involvierten Rechtsträgern bzw Rechtsformen und umfasst etwa Organigramme, Gründungsurkunden, Firmenbuchauszüge oder sonstige Vereinbarungen. Die Komplexität der zusammenzustellenden Unterlagen ist vor allem von der Beteiligungsstruktur abhängig und ist im Einezelfall zu prüfen.

Was spricht für ein Compliance-Package?

Obwohl der Dokumentationsaufwand bei Verwendung eines Compliance-Packages größer ist, kann dies insbesondere bei größeren Strukturen auch zu Einsparungen führen. So ist insbesondere auf folgende Vorteile von Compliance-Packages hinzuweisen:

Das gesamte Compliance-Package ist für zwölf Monate gültig. Dies auch für inkludierte Nachweise ausländischer Rechtsträger, die ansonsten nicht älter als sechs Wochen sein dürften.
Berufsgruppen, die zur regelmäßigen Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer ihrer Kunden und Geschäftspartner verpflichtet sind (Kredit- und Finanzinstitute, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftstreuhänder etc), können diese Dokumente direkt im Register abfragen. Eine separate Zusammenstellung der Dokumente ist nicht mehr bei jeder Anfrage notwendig, wodurch der laufende Dokumentationsaufwand entsprechend reduziert und vor allem auch kritische Prozesse wie etwa Kreditgewährungen beschleunigt werden können.
Zudem kann das Compliance-Package eines übergeordneten Unternehmens durch einen Verweis auch für Tochtergesellschaften verwendet werden, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führen kann.
Durch die Verwendung des Compliance-Packages wird auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt.
Es ist auch hinsichtlich des Compliance-Packages eine Einschränkung der Einsichtnahme im Register möglich

Einschränkung der öffentlichen Einsicht

Durch ein kürzlich veröffentlichtes EuGH-Urteil wurde die bisher auch in Österreich sehr weitreichende öffentliche Einsicht in das Register als nicht verhältnismäßig und somit EU-widrig eingestuft. Die öffentliche Einsicht in das österreichische WiEReG-Register ist daher bereits seit 24.11.2022 nicht mehr möglich. Interessant ist dies auch vor dem Hintergrund, dass die österreichische Rechtsprechung (VwGH) zur Einschränkung der Einsicht bisher sehr restriktiv war und diese nur in ganz bestimmten (Ausnahme-)Fällen als zulässig erachtete.

Welche Auswirkungen die EuGH-Entscheidung auf die anstehende 6. Geldwäsche-Richtlinie haben wird, bleibt noch abzuwarten.

Nähere Details zur Einschränkung der öffentlichen Einsicht können Sie den folgenden Beiträgen entnehmen:

FAZIT

Neben zahlreichen anderen gesetzlichen Meldepflichten (wie etwa nach dem EU-Meldepflichtgesetz bzw „DAC 6“) müssen Unternehmen seit 2018 auch ihre wirtschaftlichen Eigentümer regelmäßig überprüfen und an das dazu eingerichtete Register melden. Seit 2021 wurden die diesbezüglichen Überprüfungspflichten um eine aktive jährliche Meldepflicht erweitert. Meldepflichtige Rechtsträger bzw deren Vertreter müssen daher alljährlich auch dann eine Meldung an das Register übermitteln, wenn sich bei den wirtschaftlichen Eigentümern keine Änderungen ergeben haben.

Gerne führen wir für Sie die WIEREG-Meldungen durch. Kontaktieren Sie uns.

Für weitere Fragen zu diesem Themenkomplex stehen Ihnen die Verfasser sowie auch die übrigen ExpertInnen der Service Line “Corporate Tax” gerne zur Verfügung!

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