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CORONAVIRUS | „Social Distancing“ auch für Gesellschaftsorgane!

04.05.2020

Im Sinne einer bestmöglichen Eindämmung der COVID-19-Pandemie war bzw ist eine der Kernmaßnahmen die Vermeidung größerer Menschenansammlungen. Dies betrifft in besonderem Maße auch den zwischenmenschlichen Kontakt in Unternehmen. Demgemäß hat die COVID-19-Sondergesetzgebung auch in das Gesellschaftsrecht Eingang gefunden und erlaubt es Gesellschaften bzw deren Organe in dieser Krisenzeit, ihre Versammlungen und Sitzungen auch ohne physische Anwesenheit der Organmitglieder durchzuführen und Beschlüsse auch auf andere Weise zu fassen. Um aber insbesondere für Gesellschafterversammlungen die Informations-, Frage-, Stimm- und sonstigen Rechte der einzelnen Gesellschafter hinreichend zu wahren, bedarf es für virtuelle Versammlungen entsprechender organisatorischer und technischer Vorkehrungen. 

Die hier angesprochenen gesellschaftsrechtlichen Sondervorschriften wurden nicht in den Einzelgesetzen (AktG, GmbHG, GenG, VerG etc) verankert, sondern es wurde ein eigenes, zeitlich befristetes "Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19 (Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz – COVID-19-GesG)" erlassen, dessen Stammfassung im Rahmen des 2. COVID-19-Gesetz (BGBl I Nr. 16/2020) in Kraft getreten ist (vgl dazu bereits unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | Erleichterungen bei Rechts(mittel)fristen“ vom 24.3.2020). Das COVID-19-GesG wurde sodann im Rahmen des 4. COVID 19-Gesetz (BGBl I Nr. 24/2020) bereits einmal novelliert (vgl auch dazu bereits unseren NL-Beitrag „CORONAVIRUS | Viel Neues im 3. und 4. COVID-19-Gesetz!“ vom 2.4.2020). Am 8.4.2020 wurde schließlich die von der Praxis bereits dringend erwartete „Verordnung der Bundesministerin für Justiz zur näheren Regelung der Durchführung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer und von Beschlussfassungen auf andere Weise (Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung - COVID-19-GesV)“ erlassen (Kundmachung im BGBl II Nr. 140/2020), die rückwirkend ab 22.3.2020 bis 31.12.2020 (im Gleichklang mit dem zugrunde liegenden COVID-19-GesG) in Kraft sein soll und die technischen und organisatorischen Voraussetzungen fürvirtuelleVersammlungen von Gesellschaftsorganen während der Coronakrise näher regelt. Im Sinne von Erläuterungen zur COVID-19-GesV erging gleichzeitig mit der Verordnung ein BMJ-Erlass (GZ: 2020-0.223.429), der die Rechtsansichten des Justizministeriums wiedergibt. 

Die Regelungen des COVID-19-GesG sowie der darauf basierenden COVID-19-GesV gehen als lex specialis anderslautenden gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen zur Abhaltung gesellschaftsrechtlicher Versammlungen bevor. Die Kerninhalte der temporär geltenden Sondernormen sollen nachfolgend erläutert und systematisiert werden:

Allgemeine Regelungen für virtuelle Versammlungen

Welche Versammlungen und Personen sind von den Sondernormen betroffen? 

Sog. "virtuelle Versammlungen" im Wege einer akustischen bzw optischen Zuschaltung (anstelle physischer Anwesenheit einzelner oder auch aller Teilnehmer) können sowohl für Versammlungen von Gesellschaftern als auch von (anderen) Organmitgliedern zur Anwendung kommen. „Teilnehmer“ im Sinne der Verordnung sind jedoch alle Personen, die an einer betreffenden Versammlung normalerweise physisch anwesend sind (die Regelungen über eine „virtuelle Versammlung“ gelten daher zB im Falle der Hauptversammlung einer AG nicht nur für die Aktionäre, sondern auch für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats und uE ggfs wohl auch für den Abschlussprüfer, die allesamt „Teilnehmer“ der HV sind und grds auch dezentral „anwesend“ iS § 116 Abs 2 AktG sein können). 

Das COVID-19-GesG bzw die COVID-19-GesV lassen das grundsätzlich für alle Gesellschaftsformen des privaten Rechts zu (gemäß § 1 COVID-19-GesG konkret für Kapitalgesellschaften (AG, GmbH), Personengesellschaften (OG, KG), Genossenschaften, Privatstiftungen, Vereine, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, kleine Versicherungsvereine und schließlich auch Sparkassen). In dieser Aufzählung NICHT erwähnt werden hingegen „Europäische Gesellschaften“ (Societas Europaea – SE), die ja auf EU-Recht basieren. 

Die bereits nach der bisher geltenden Rechtslage (gesetzlich oder gesellschaftsvertraglich) bestehenden Möglichkeiten zur Abhaltung von elektronisch organisierten Versammlungen werden durch die COVID-19-GesV nicht berührt und können daher auch weiterhin Anwendung finden (zB AR-Sitzung gemäß § 93 AktG in Form einer qualifizierten Videokonferenz).

Was sind nun die Voraussetzungen für eine virtuelle Versammlung? 

Nach der COVID-19-GesV ist die Durchführung einer "virtuellen Versammlung" zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht (Bild- UND Tonverbindung, zB Videokonferenz via Internet). Es muss jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und ggfs an Abstimmungen teilzunehmen. 

Falls einzelne, jedoch höchstens die Hälfte der Teilnehmer nicht über die technischen Mittel für eine akustische UND optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen (zB Deaktivierung der Videofunktion), so ist es auch ausreichend, wenn die betreffenden Teilnehmer nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind (zB Telefonverbindung). Diese lediglich akustisch zugeschalteten Teilnehmer gelten ebenfalls als „anwesend“ und sind daher bei allfälligen Präsenzquoren mitzuzählen. Diese 50%-Regel führt also im Ergebnis dazu, dass der einfachen Mehrheit der Teilnahmeberechtigten ein Vetorecht gegen die Abhaltung einer Versammlung in virtueller Form zukommt (wobei jedoch wohl auch auf die gesellschaftsrechtliche Treuepflicht Bedacht zu nehmen sein wird). 

Die Entscheidung, ob im konkreten Einzelfall tatsächlich eine "virtuelle Versammlung" einberufen und welche Verbindungstechnologie dabei eingesetzt wird, obliegt dem für die Einberufung der betr. Versammlung zuständigen Organ(mitglied) (zB Einberufung der HV einer AG durch den Vorstand). Dabei sind sowohl die Interessen der Gesellschaft (zB an einem geregelten Ablauf) auch jene der Gesellschafter (zB deren technische Ausstattung) angemessen zu berücksichtigen. 

HINWEIS: Für Fälle der Mitwirkung eines Notars (zB bei Änderung eines GmbH-Gesellschaftsvertrages oder HV-Protokollierung bei AG) wurde kürzlich auch die Notariatsordnung novelliert, um derartige Versammlungen auch „unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit" beglaubigen bzw beurkunden zu können (§ 90a NO idF 4. COVID-19-Gesetz).

Organversammlungen verschiedener Rechtsformen

Geschäftsführungs- und Vorstandssitzungen 

Für Sitzungen der Geschäftsführer einer GmbH bzw auch des Vorstandes einer AG bestehen explizit keine gesetzlichen Bestimmungen, welche eine physische Anwesenheit der Teilnehmer zwingend verlangen. Die Entscheidungsfindung in diesen Gremien kann daher grundsätzlich auch über die gängigen Kommunikationsmittel erfolgen (Telefon, E-Mail, Videokonferenz etc). Allerdings könnten – insbesondere in Geschäftsordnungen - selbst auferlegte Formvorschriften etc bestehen, die grundsätzlich zu beachten wären (bzw von denen aufgrund der COVID-19-GesV auch abgewichen werden dürfte).

Aufsichtsratssitzungen 

Auch AR-Sitzungen können vom Gesetz her grundsätzlich als "virtuelle Versammlungen" abgehalten werden, sodass hiefür die vorstehenden Bestimmungen sinngemäß gelten. Ob im konkreten Einzelfall tatsächlich eine "virtuelle AR-Sitzung“ einberufen wird, obliegt idR dem AR-Vorsitzenden.

Generalversammlungen von GmbH 

Auch hier gelten die oa allgemeinen Regelungen für virtuelle Versammlungen. Wobei insbesondere auch (weiterhin) die Möglichkeit besteht, Gesellschafterentscheidungen mittels Umlaufbeschluss zu treffen (und zwar entweder bereits durch Erfüllung der Voraussetzungen des § 34 GmbHG - insb. also schriftliches Einverständnis mit dieser Abstimmungsart durch alle Gesellschafter - oder nunmehr auch auf Basis der gegenständlichen COVID-19-GesV). Die Entscheidung, ob und wann eine „virtuelle Generalversammlung“ anberaumt wird, obliegt grundsätzlich der für die GV-Einberufung zuständigen Geschäftsführung.

Hauptversammlungen von AG

Um den Gesellschaftsformen bzw Organen mit idR größeren Teilnehmerzahlen besser Rechnung zu tragen, enthält die Verordnung zusätzlich zu den oa allgemeinen Bestimmungen zu virtuellen Versammlungen in § 3 noch Sonderbestimmungen für die Hauptversammlung von Aktiengesellschaften (und weiters in § 4 auch ähnliche Sonderbestimmungen für die Generalversammlungen von Genossenschaften und Vereinen, auf die hier jedoch nicht näher eingegangen wird): 

Gemäß § 3 der COVID-19-GesV ist es für die virtuelle Durchführung einer Hauptversammlung einer AG auch ausreichend, wenn eine Teilnahmemöglichkeit von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Verbindung in Echtzeit besteht und der einzelne Aktionär dabei nur dem Verlauf der Versammlung folgen kann, jedoch „auf andere Weise“ in die Lage versetzt wird, während der Versammlung auch Wortmeldungen abzugeben (Fragen und Beschlussanträge, für die jedoch angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können, zB durch elektronische Übermittlung schriftlicher Fragen bzw Anträge) sowie an Abstimmungen teilzunehmen (zB mittels spezieller Abstimmungssoftware). Es muss aber auch bei einer virtuellen HV gewährleistet sein, dass Aktionäre auf Entwicklungen während der Versammlung kurzfristig reagieren können (zB durch Zusatzfragen oder alternative Beschlussanträge). Auch für die AG gilt die oa Erleichterung, dass - wenn höchstens die Hälfte der Aktionäre nicht über die technischen Mittel für eine akustische UND optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen (oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen) - es auch ausreichend ist, wenn die betreffenden Aktionäre nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind. Außerdem sind die aktienrechtlichen Bestimmungen über die Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und die Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) sinngemäß anzuwenden. Daraus folgt ua, dass Kommunikationsstörungen während der virtuellen HV nur dann zu einer Beschlussanfechtung führen können, wenn die AG ein diesbezügliches Verschulden trifft (vgl § 102 Abs 5 zweiter Satz AktG).

Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der Hauptversammlung kann auch eine Übertragung der Hauptversammlung (§ 102 Abs 4 AktG) und/oder eine Abstimmung per Brief (§ 127 AktG) erfolgen, auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.   

Grundsätzlich ist bereits in der Einberufung einer virtuellen Versammlung darauf hinzuweisen, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme bestehen. Bei Aktiengesellschaften ist es jedoch ausreichend, wenn diese Informationen spätestens 21 Tage vor der Hauptversammlung (bzw bei im Verordnungszeitpunkt bereits einberufen gewesenen HV sogar nur 14 Tage vorher) bereitgestellt werden (gemäß § 108 Abs 3 bis 5 AktG) und dies in der Einberufung angekündigt wird. 

Für börsenotierte Aktiengesellschaften und AG mit über 50 Aktionären gibt es – zur Gewährleistung einer möglichst hohen Qualität der Rechtssicherheit bei der Willensbildung iS § 1 Abs 2 COVID-19-GesG - zudem noch Sonderbestimmungen bezüglich besondere Stimmrechtsvertreter.

EXKURS: Fristverlängerungen für Organversammlungen 

Neben den obgenannten organisatorischen und technischen Möglichkeiten für „virtuelle Versammlungen“ sieht das Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz auch Erleichterungen bezüglich der Fristen für abzuhaltende Versammlungen vor. Es sei an dieser Stelle daher nochmals auf die sondergesetzlichen Fristverlängerungen gemäß § 2 COVID-19-GesG idF 4. COVID-19-Gesetz hingewiesen (siehe dazu auch bereits unseren NL-Beitrag „CORINAVIRUS | Viel Neues im 3. und 4. COVID-19-Gesetz!“ vom 2.4.2020): 

  • Aktiengesellschaften (Absatz 1): Abweichend von der Achtmonatsfrist gemäß § 104 Abs 1 AktG muss die ordentliche Hauptversammlung einer AG innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden.
  • Genossenschaften (Absatz 2): Abweichend von der Achtmonatsfrist gemäß § 27a GenG muss die Generalversammlung einer Genossenschaft zur Beschlussfassung über die dort genannten Gegenstände innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Genossenschaft stattfinden.
  • Gesellschaften mbH (Absatz 3): Abweichend von der Achtmonatsfrist gemäß § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG muss in einer GmbH die Beschlussfassung über die dort genannten Gegenstände (Feststellung des Jahresabschlusses, Verteilung des Bilanzgewinns, Entlastung der Geschäftsführung etc) innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden.
  • Weiters sei darauf hingewiesen, dass mit dem derzeit noch im Gesetzwerdungsverfahren befindlichen 8. COVID-19-Gesetz das COVID-19-GesG neuerlich novelliert und – ebenfalls mit Rückwirkung ab 22.3.2020 - folgender neuer Absatz 3a in § 2 betreffend die Fünfjahresfrist für Mitgliederversammlungen von Vereinen Eingang finden soll: Abweichend von § 5 Abs 2 VerG kann eine Versammlung, an der mehr als 50 Personen teilnahmeberechtigt sind, bis zum Jahresende 2021 verschoben werden.
  • Übrige Rechtsformen bzw sonstige Versammlungen (Absatz 4): Soweit in Gesellschaftsverträgen (Satzungen, Statuten, Stiftungsurkunden) der in § 1 Abs 1 COVID-19-GesG genannten Rechtsformen (siehe oben) Fristen oder Termine für bestimmte Versammlungen festgelegt sind, können diese auch zu einem späteren Zeitpunkt im Jahr 2020 stattfinden.
  • Aufsichtsratssitzungen (Absatz 5): Wenn aufgrund von COVID-19 die Durchführung von AR-Sitzungen bis zum 30. April 2020 nicht möglich ist, stellt dies keine Verletzung der regulären Rechtsvorschriften betr. Vierteljahresintervalle (gemäß § 94 Abs 3 AktG, § 30i Abs 3 GmbHG oder § 24d Abs. 3 GenG) dar.
  • Aufstellung und Offenlegung von Jahresabschlüssen und Jahresabschlussunterlagen (§ 3a COVID-19-GesG): Wenn es den gesetzlichen Vertretern einer Kapitalgesellschaft, dem Vorstand einer Genossenschaft oder dem Leitungsorgan eines Vereins infolge der COVID-19-Pandemie nicht möglich ist (!), die in den maßgeblichen Rechtsvorschriften (§ 222 Abs 1 UGB, § 22 Abs 2 GenG, § 21 Abs 1 VerG oder § 22 Abs 1 oder Abs 2 VerG) genannten Unterlagen in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahres aufzustellen und ggfs den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorzulegen, so kann diese Frist um höchstens vier Monate überschritten werden. Dasselbe gilt für andere Unterlagen der Rechnungslegung, die innerhalb der für die Vorlage des Jahresabschlusses geltenden Fristen vorzulegen sind. Abweichend von den Vorschriften zur Offenlegung innerhalb von neun Monaten gemäß § 277 Abs 1 UGB sind die dort genannten sowie sämtliche gleichzeitig offenzulegenden Unterlagen spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag einzureichen. Abweichend von § 277 Abs 2 UGB hat auch die Veröffentlichung des Jahresabschlusses großer Aktiengesellschaften in der Wiener Zeitung erst spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag zu erfolgen.

FAZIT 

Das virusbedingte „Social Distancing“ soll insbesondere auch bei Versammlungen von Gesellschaftsorganen beachtet werden. „Virtuelle Versammlungen“ sollen in der gegenwärtigen Gesundheits- und Wirtschaftskrise einerseits das physische Zusammentreffen der „Teilnehmer“ vermeiden bzw reduzieren und andererseits die Handlungsfähigkeit der Gesellschaftsorgane aufrecht erhalten. Mit den zwischenzeitig bereits in fast allen Geschäftsbereichen etablierten technischen und organisatorischen Möglichkeiten "virtueller Versammlungen" steht ein wirksames Instrumentarium zur Verfügung, um bei Kapital- und Personengesellschaften bzw auch bei anderen Rechtsformen auch in diesen herausfordernden Krisenzeiten – unter Beachtung der zeitlich befristeten COVID-19-Sonderregelungen - geordnete Abläufe und Entscheidungsprozesse zu gewährleisten. Die von der Praxis weitgehend positiv aufgenommene Verordnung wurde auch noch einigermaßen rechtzeitig vor Saisonbeginn für die Hauptversammlungen sowie auch übrigen Gesellschafterversammlungen veröffentlicht. 

Den oa BMJ-Erlass vom 8.4.2020, in den auch der Verordnungstext integriert wurde und der als Erläuterungen zur COVID-19-GesV anzusehen ist, finden Sie HIER:

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